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企业档案工作
企业数字档案馆(室)和企业档案人在抗疫中彰显作为

    

    编者按 为引导企业档案工作数字化转型,推进企业数字档案馆(室)建设及电子文件归档和电子档案管理工作,2016年开始,兴发唯一登录选定一批企业开展了企业数字档案馆(室)建设试点及企业电子文件归档和电子档案管理试点工作,取得了一批试点成果。近期,新冠肺炎疫情肆虐,在抗击疫情工作中,企业数字档案馆(室)建设试点及企业电子文件归档和电子档案管理试点发挥了重要作用,以下是部分企业的典型事例。


    交通银行数字档案馆有效解决远程查档需求

    在防控新冠肺炎疫情工作中,交通银行数字档案馆发挥了重要作用,有效解决了工作人员居家办公期间的档案查询需求。居家办公期间,工作人员通过登录访问交通银行数字档案馆系统,即可查询利用所需的档案信息。据不完全统计,1月31日至2月12日,集团通过数字档案馆查阅档案人数达2453人次,查阅内容主要集中在突发事件处置、2003年抗击“非典”疫情等方面。此次疫情期间交通银行办公方式的创新,充分发挥了数字档案馆的功能和价值,更加坚定了交通银行建设好数字档案馆的信心和决心。下一步,交通银行将稳步推动数字档案馆建设与发展,发挥数字档案馆在档案管理与服务转型升级中的重要作用。


    中交集团数字档案馆助力企业打赢疫情防控阻击战

    疫情防控期间,中交集团档案部门制定了防疫期间的轮值接待方案,坚持通过电话、网络、交建通平台与微信群等方式及时开展文件材料收集工作,明确要将新冠肺炎疫情防控应急处置预案、企业复岗工作安排规则、办公场所出入管理规则等系列制度、办公指南及新冠肺炎疫情防范实施工作简报等文件材料及时收集整理归档,保证战“疫”文件材料的真实性、完整性和可用性。1月31日至2月17日,中交集团数字档案馆提供档案查阅740人次,查档内容涵盖疫情防控、企业生产经营和管理经济效益分析等多个方面,实现了数字档案资源的有效利用和合理共享。

   

    中国商飞上飞院发挥数字档案馆应用价值

    疫情防控期间,中国商飞上海飞机设计研究院(以下简称“上飞院”)结合试点成果,主动作为,多措并举,助力打赢防疫阻击战。

    上飞院专门为全体员工开通了云桌面办公功能,要求档案工作人员对全体员工数字档案馆账号开通情况进行核查,确保全体员工能够正常登录使用账号;专门发布了通知,明确要充分利用数字档案馆在线归档功能,对各类文件材料进行在线审批归档。1月24日至2月14日期间,共有2729份文件材料实现在线归档,在线归档率大于99%。按照“一手抓防疫,一手抓业务”的总体要求,上飞院积极推动档案在线利用与查询,发布《档案在线利用手册2020》,方便新用户学习使用。1月24日至2月14日期间,数字档案馆登陆访问量达1147人次,有效降低了全体员工直接接触频率,极大降低了疫情在院内传播扩散的风险,充分发挥了数字档案馆的建设应用价值。

    下一步,上飞院将按照兴发唯一登录统一要求,结合单位内部需求,持续深化数字档案馆建设,完善档案系统功能,为大飞机事业贡献档案力量。


    国泰君安电子档案单套制管理助力非现场证券业务平稳运行

    A股开市后,由于新冠肺炎疫情仍在肆虐,国泰君安证券股份有限公司(以下简称“国泰君安”)积极引导客户在线上进行交易和业务办理,避免客户扎堆前往营业网点现场,为疫情防控作出自己的努力。

    据不完全统计,自开市以来8个交易日内,公司非现场开户量约2.55万笔,非现场后续办理业务约5.6万笔,每日归档量约为1万卷。为缩短业务办理时间、提升工作效率,公司积极推行非现场业务档案单套制管理模式,实现了电子档案管理系统的远程访问。截至2月13日,电子档案查阅量达646人次1.26万卷次。

    目前,公司已经实现了40余项业务的在线办理,同时通过非现场业务电子档案单套制管理模式,不仅解决了客户的重要需求,还为公司业务顺利运行打下坚实基础。


    中国航发航材院档案中心助力抗击肺炎产品验证试验

    2月10日,中国航发航材院检测中心致电档案中心查询关于护目镜防雾剂研制相关档案资料,值班人员快速响应需求,利用数字档案馆档案检索系统查到“航空仪表玻璃窗防雾剂、防雾膜”“头盔面罩防雾剂”的研究报告、技术总结、合成工艺等珍贵档案资料,之后按相关规定为检测中心提供借阅服务,助力一线科研人员开展相关验证试验研究。


    中国航发动控所抗“疫”中彰显档案部门作为

    新冠肺炎疫情发生以来,作为中国航发动控所疫情防控工作组成员,动控所档案工作人员积极参与起草、编制《中国航发动控所复工方案》,提供线上档案查阅服务。根据疫情防控的需要,动控所档案部门发布了《关于实施线上查(借)阅档案资料的通知》,明确疫情防控期间关闭档案阅览室、停止纸质档案资料借阅工作,充分发挥数字档案馆的作用,鼓励员工通过档案管理系统在线查阅档案资料;通过PDM、OA等系统与档案管理系统接口,开展文件材料的在线收集整理工作,尽量减少或避免对纸质文件材料的直接接触。


    数字档案馆建设成果助力国网抗击疫情

    新冠肺炎疫情发生以来,国家电网有限公司数字档案馆严格遵循《企业数字档案馆(室)建设指南》相关要求,结合公司工作实际,对重点岗位、重点人员进行了移动办公全覆盖,支持员工通过手机、平板电脑等终端进行移动办公,还在办公系统里内置了公文、督办、档案等应用功能;专门研发了移动数字档案馆应用系统,支持符合条件的档案目录和电子原文的快速利用。

    根据兴发唯一登录总体部署,公司及时印发了建立疫情防控专题档案的通知,详细规定了文件材料归档范围和保管期限表。基于“国网档案”微信公众号,公司快速开发了用于疫情防控专题文件材料收集的微信小程序,实现了微信小程序和公司数字档案馆的数据互通,支持疫情防控一线工作人员在现场进行资料、照片、视频、实物等档案目录和原文信息的快速录入与上传,档案工作人员可以在线进行鉴定审核,进一步提高了疫情防控专题文件材料收集的便捷性。目前,微信小程序已经在部分单位投入试用。


    交运集团(青岛)兰台人的特殊抗“疫”行动

    在疫情面前,交运集团(青岛)档案管理部门迅速行动、主动作为,依靠数字档案馆平台在全市第一时间启动了疫情防控文件材料的收集整理归档工作;在交运数字档案馆管理系统里的“参与重大活动(事件)”栏目专门开设了“新冠肺炎(NCP)疫情防控”专题,并要求各基层单位在其档案管理系统里开设疫情防控专题,做好疫情防控专题文件材料收集整理工作;对于各门类、各载体的疫情防控文件材料,集团要求要第一时间实现远程收集、整理和归档,确保疫情防控文件材料应收尽收、应归尽归;要求集团档案管理人员定时登录数字档案管理平台,每天下午检查各基层单位的文件材料收集整理归档情况,并在微信群里及时公布工作检查情况,督促各基层单位及时做好疫情防控工作,推动疫情防控文件材料的在线查阅、在线归档和在线利用。


    广东水利电力勘测设计研究院远程查档保生产

    广东省水利电力勘测设计研究院数字档案室是兴发唯一登录第二批数字档案馆(室)建设试点单位。目前,设计研究院存量档案数字化工作已全部完成,开始进入验收准备阶段。

    在疫情防控期间,为确保广东省水利电力勘测设计研究院承建的珠江三角洲水资源配置工程、韩江高陂水利枢纽工程等国家重点工程文件材料收集整理工作顺利进行,设计研究院档案部门工作人员加班加点,通过各种方式积极协调联系项目工作小组,确保重点工程文件材料真实完整齐全。在东深供水改造工程某个评估项目中,项目小组接到业主通知,待业主单位2月10日正式上班后洽谈合同。为提高洽谈效率、降低经营风险,档案工作人员积极为项目工作小组提供保存在数字档案室的中东深供水改造工程档案,收集整理与项目相关的各种基础资料和背景资料、具体设计参数等,为合同洽谈时工程量确定、合同价格和工期的计算提供有力的依据。


    中国航发涡轮院为科研工作人员提供档案服务

    在全国上下防控疫情的特殊时期,中国航发四川燃气涡轮研究院(以下简称“中国航发涡轮院”)档案部门主动担当,扎实作为,积极为中国航发涡轮院疫情期间加班开展科研工作的人员提供档案服务。

    据统计,疫情期间,通过档案兰台系统web端,归档电子文件网上全文浏览数量达328份、档案目录查询检索约450次,查询频次最高的是型号研制和科研课题类技术要求、技术报告、评审纪要等。2月3日,在中国航发涡轮院要求全体工作人员返回工作所在地待命时,为确保科研工作顺利进行,档案部门已安排符合条件的部分员工返岗复工,确保为科研工作人员提供有力档案服务保障。

    

    编者按 2020年的春节前夕,新冠肺炎疫情蔓延。企业档案人也与全国人民一道,积极行动,投身抗击疫情的战斗中,有的企业档案部门积极提供档案为疫情防控服务,有的企业档案工作人员主动请缨,冲锋在前,直接承担疫情防控工作,为抗击疫情作出贡献。以下是部分企业档案部门投身抗击新冠肺炎疫情事例。


    中国联通创新方式收集疫情防控文件材料

    疫情期间,中国联合网络通信集团有限公司总部档案部门结合现场办公和远程办公,通过云公文、手机办公、数字档案馆、钉钉、电话联络等方式,及时收集疫情防控文件材料,把公司领导关于疫情工作的安排部署、预案编制、疫情排查、疫情监测、疫情防控知识等文件材料及时进行收集整理,并明确归档范围。其中,湖北联通第一时间明确新冠肺炎疫情防控工作文件材料的归档范围,及时收集对公司有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录;河南联通共收集到有关疫情防控的照片、会议纪要等不同载体和形式的文件材料51件,为建立完整、准确、系统的疫情防控专题档案奠定了基础;江苏联通档案工作人员积极配合,灵活切换线上线下工作模式,及时将相关文件材料进行收集整理,为疫情防控作出自己的努力。


    中建新疆建工西北公司主动参与援建医院建设

    为应对疫情,西安市政府决定在高陵区建造一座专门医院——西安市公共卫生中心,集中收治新冠肺炎患者。在这一关键时刻,中建集团践行央企担当,主动请缨、勇挑重担,不惧艰险、全力以赴,数千名建设者昼夜鏖战,与疫魔竞速。中建新疆建工西北公司管廊项目的两名档案管理工作人员主动报名并前往施工现场,及时与业主单位、监理单位沟通该项目文件用表及填写规范,确保项目文件材料收集与施工进程同步,为后续项目档案顺利验收打下坚实基础。


    中国金茂下属档案工作人员积极投入疫情防控

    中国金茂控股集团有限公司下属金茂上海第一事业部档案工作人员坚持把保障全体员工健康安全作为第一要务,提前到岗,积极组织做好新冠肺炎疫情防控工作,协助专业消毒防治公司对办公室进行全面消毒,坚持把疫情防控工作落到实处。

    中国金茂控股集团有限公司下属金茂上海环沪事业部一名档案工作人员面对其他同事无法及时复工,档案资料打印、文件材料用印等工作无法通过远程处理等问题,积极协调,主动担当,帮助财务部同事处理好重要文件并邮寄至总部。同时,还主动为复工员工测量体温,发放口罩,确保办公区域定时消毒,严格落实疫情防控各项措施,为大家做好后勤保障工作。

    为协助各接待中心做好疫情防控工作,在春节放假期间,中国金茂控股集团有限公司下属金茂物业事业部青岛中心城市(筹)济南分公司一名兼职档案管理人员坚守岗位,站在抗“疫”一线,想方设法为 公司各项目小组联系采购口罩等相关防疫物品。“买!买!买!口罩、消毒液、体温计、酒精越多越好。”一个电话放下又一个电话响起,微信消息接连不断,在联系确认好有货时,这名档案管理人员第一时间自驾去取货,又在第一时间将这些防疫物品送往济南各示范区项目小组,为各个项目正常运行提供坚实保障。


    中国航发北京材研院档案中心主动提供决策参考资料

    新冠肺炎疫情暴发以来,中国航发北京航空材料研究院党委及各部门迅速响应,广大干部职工积极参与,形成了打赢疫情防控阻击战的强大合力。中国航发北京航空材料研究院档案中心从馆藏50余份抗击“非典”档案中甄选出10份文书档案、12张照片档案、9份通讯报道档案,以时间为线索,摘录其中主要内容汇编成册,再现当年中国航发北京航空材料研究院团结一心、携手战“疫”的场景,为院领导提供决策参考,发挥馆藏档案的资政参考作用,助力打赢新冠肺炎疫情阻击战。


    中国能建葛洲坝文旅公司为防疫筑堡垒

    疫情发生以来,中国能建葛洲坝文旅发展有限公司根据湖北省宜昌市政府和中国能建葛洲坝集团关于疫情防控的具体安排,全力做好职工家属区隔离封锁工作,并积极配合政府将旗下两家宾馆作为抗疫医务工作者和新冠肺炎密切接触者集中安置点。

    中国能建葛洲坝文旅发展有限公司及所属单位档案部门工作人员在部门领导牵头下,专门组成了数十人的党员突击队。从宜昌“封城”开始,突击队员分成3班,每天24小时在公司家属楼前轮班值守,执行劝返外出居民、安抚居民情绪、代购输送物资、发放防疫物品、宣传防疫知识、公共楼道消杀等任务。在这样一个特殊时期,来自档案系统的两名宾馆员工由日常的管理者转变成了“服务员”,每天参与送餐、送物、电话慰问等工作,让近200余名医务工作者和100余名密切接触者吃上了营养健康的餐食,住上了干净温馨舒适的房间。


    原载于《中国档案报》2020年2月27日 总第3491期 第三版